Coffee Break: o que é e como Garantir o Sucesso desse Evento

Coffee break é uma expressão bastante utilizada, tanto por uma empresa, quando programam reuniões, ou quando ocorrem eventos, como uma palestra, por exemplo.

Geralmente ele está associado a uma pausa na programação para que todos possam ir ao banheiro e também beber uma gostosa xícara de café.

Mas o que significa realmente um coffee break? E como organizá-lo? Quais são os itens essenciais para agradar os participantes do coffee break? Falaremos tudo isso, como muitas dicas e mais! Confira!

O que significa um coffee break?

O termo coffee break vem do inglês e significa “pausa para o café”. Você já deve ter participado de algum curso ou então reunião, a qual teve um intervalo, no qual foi servido, além do próprio café, outros itens, tais como mini sanduíches, pão de queijo, além de outras bebidas e doces.

Pois então, além do momento para apreciar um café, essa pausa também se destina à alimentação. Assim, já adiantando um pouco, um bom coffee break inclui também comidinhas deliciosas.

Para quem já participou de um evento como esse, sabe sua importância, dado que é nesse momento, muitas vezes, que as pessoas fazem networking e estabelecem novas conexões, amizades e até futuros contratos.

Qual a diferença entre brunch e coffee break?

Há muitas confusões entre esses dois termos: brunch e coffee break. Mas são eventos diferentes.

Quando se fala em coffee break, pensa-se em um evento mais sucinto, de geralmente 30 minutos, embora, muitas vezes, o evento tem duração entre 15 a 20 minutos no máximo.

Geralmente, o evento é composto por uma mesa maior ou pequenas mesas, nas quais os lanches e as bebidas ficam dispostos para os convidados.

Outro fator importante é que as opções oferecidas são geralmente consumidas com facilidade com as mãos, sem a necessidade de pratos, garfo ou faca. Por isso, estão geralmente presentes itens como sanduíches pequenos, salgadinhos, pães de queijo, além do tradicional cafezinho, sucos e água.

Assim, o que vale nesse tipo de ocasião é a praticidade: a ideia é comer de pé mesmo enquanto conversa com outras pessoas e relaxa um pouco.

Já um brunch é um evento mais elaborado, cujo termo é a união das palavras breakfast (café da manhã) e lunch (almoço). Assim, ele geralmente é servido entre às 11h e às 14h.

No brunch, além do café, leite e chá, também são oferecidas frutas, pães variados, frios, bem como pratos mais encorpados tais como suflês e quiches, por exemplo.

A disposição, no caso do brunch, também muda, já que para o brunch são necessárias mesas, cadeiras e talheres, para que os convidados possam se sentar e apreciar as opções.

Ademais, muitas vezes você come sentado, tem prato e talheres à disposição. Desse modo, se trata de um evento um pouco mais sofisticado e duradouro.

Por que um coffee break é importante?

Quando se participa de um evento, tal como um seminário, palestra ou curso, os convidados não conseguem manter a atenção por longos períodos.

De fato, já há estudos que demonstram que nosso cérebro só consegue manter a concentração e a produtividade elevada por no máximo 90 minutos. Inclusive, esse já foi tema de mais de um artigo científico.

Portanto, é essencial considerar que a duração do curso ou da palestra não deve exceder 1h e 30 minutos.

Isso se deve ao fato que, após 90 minutos, o cérebro fica sobrecarregado e a concentração cai.

Assim, é essencial fazer uma pausa, para renovar as energias e retomar depois. Com a pausa, fica mais fácil manter o foco no que está programado depois. Inclusive, muitas vezes, o foco melhora após a pausa do coffee break.

Afinal, quem não se sente mais renovado após pausas para matar a fome? Coffee breaks são considerados uma tradição de eventos brasileiros e sua importância vai além da manutenção da atenção no evento.

Outro fator importante é que, quando se toma um cafezinho, por exemplo, seu organismo recebe uma dose de cafeína. A cafeína é um estimulante para o cérebro, o que ajuda a afastar o sono e impulsiona a qualidade do entendimento e de leitura.

E por último, na experiência do coffee break é que os participantes fazem networking. Portanto, as pessoas conseguem conversar melhor, trocar contatos e assim, estabelecer, inclusive, futuros contatos em âmbito profissional.

O que servir em um coffee break?

Para saber o que servir em um coffee break, é importante saber, inicialmente, quantas pessoas participarão do evento. Dessa forma, você consegue se planejar adequadamente.

Outro fator importante é o perfil dos participantes. Por exemplo, adultos consomem mais café do que um grupo de jovens, por exemplo.

Dessa forma, quando se planeja o cardápio, observe e tenha a informação correta sobre quem serão os participantes do evento.

Além disso, considere que pessoas têm gostos diferentes. Ou seja, para que seu evento seja um sucesso, é essencial considerar esses aspectos e ofertar variedade, além de quantidade.

Ademais, uma boa ideia é oferecer um coffee break temático, com sabores locais, sobretudo se você terá participantes que são de uma região específica do país em seu evento.

Assim, em eventos envolvendo públicos de Minas Gerais, você pode oferecer bolo cremoso de fubá ou de mandioca. Já para um público do sul do país em seu coffee, inclua cuca para ser saboreada na pausa. São alternativas que certamente agradarão o público presente em seus eventos.

Considere as restrições alimentares

Hoje em dia, é bastante comum encontrar pessoas com intolerância à lactose ou ao glúten, por exemplo, além de vegetarianos e veganos e pessoas com diabetes.

Portanto, é sempre uma boa ideia incluir no serviço do seu evento opções para esses públicos.

Ou melhor: já não se pode mais pensar em pausas para o café sem considerar esse público.

Claro que, quando você já conhece todas as pessoas que vão comparecer, fica mais simples saber isso. No entanto, em eventos maiores, onde não há tanta intimidade, as pessoas com dietas restritivas não podem ser esquecidas!

O que não pode faltar em um coffee break?

Considere sempre oferecer em um coffee break opções de bebidas como leite, chá e claro café. É preferível deixar duas opções de café: um já adoçado e outro sem açúcar, para quem não pode consumir açúcar e pode consumi-lo puro ou com adoçante.

Além disso, inclua no coffee break opções de bebidas, como sucos e água.

Em termos de alimentos, ofereça aos participantes algum lanche, salgados e doces. Conforme já descrito, considere opções para o público com restrições alimentares em seu cardápio.

Ou seja, procure incluir para os participantes do seu coffee break algum tipo de alimentos sem glúten, opções para os vegetarianos e veganos, para garantir o sucesso do seu evento.

Fizemos uma lista com os principais alimentos e itens a serem servidos no coffee break:

• Café;
• Leite;
• Chás;
• Sucos;
• Salgados;
• Bolos;
• Sanduíches pequenos;
• Croissants;
• Frutas;
• Biscoitos;
• Refrigerantes;
• Pães de queijo;
• Água.

Como planejar adequadamente um coffee break?

Na hora de organizar o seu evento de coffee break, é fundamental um bom planejamento. Isso porque, você não quer que falte algo ou então que sobre demais.

De fato, coffee breaks são eventos que demandam bastante planejamento com antecedência e organização. Muitas vezes, é necessário contratar uma empresa especializada no assunto. Assim, você terá diferentes opções de coffee breaks, conforme seu público.

Saiba as quantidades recomendadas

Porém, mesmo se você for contratar uma empresa especializada, algumas informações são muito importantes, para que você escolha uma opção ideal, de acordo com seu público e com produtos de qualidade e na quantidade certa, com variedade.

Dessa forma, saiba o número de participantes e calcule ao menos 10% a mais, para não correr o risco de falta nada.

Veja nossa lista de alimentos, baseada na quantidade:

• Salgados: calcule 5 porções por pessoa;
• Doces: calcule 3 porções por pessoa;
• Frutas: calcule uma porção por pessoa;
• Bebidas: calcule 300 mL por pessoa.

Como organizar o espaço

No design dos eventos, pense também no posicionamento e circulação dos participantes. Considere uma mesa para cada 50 pessoas, para não causar muita aglomeração.

Assim, para um evento como coffee break, o ideal é pensar em outra sala, próxima ou em anexo onde está ocorrendo a palestra, ou curso, justamente para manter o foco e a organização do ambiente.

Aliás, é bem comum em eventos, que o local onde a pausa para o café ocorre não seja no mesmo ambiente no qual o curso ou palestra é dado. Limpeza e organização são essenciais nesses eventos.

Outro fator importante no evento é deixar uma mesa à parte com as bebidas, ou então colocá-las nas extremidades da mesa maior, já que esse é o lugar que vai atrair o maior número de participantes, mais de uma vez.

E por último, não se esqueça de incluir descartáveis, tais como copos e guardanapos, para que os participantes do coffee break possam se servir, com tranquilidade e higiene.

Coloque, no coffee break, ao menos duas lixeiras grandes, para que o lixo possa ser descartado, de maneira adequada. Lembre-se de ter uma lixeira para lixo orgânico e outra para reciclável.

Lembre-se também de ter um serviço adequado para repor os itens à medida que forem acabando. Ou seja, quando o suco, se em jarras, estiver em 1/3 do volume, o ideal é que seja reposto.

O mesmo vale para outros alimentos. É importante serem repostos quando estiverem terminando.

Qual tipo de café é ideal para servir?

Com tantos cafés existentes no mercado, qual é a melhor alterantiva para ser servido em um coffee break?

Isso depende muito do público. Caso seja pequeno, você pode até deixar uma máquina de café expresso à disposição e um bowl com diferentes cápsulas, para que os próprios participantes se sirvam.

Mas essa opção torna-se inviável caso o público seja maior, pois exigirá uma quantidade muito grande de cápsulas.

Portanto, a melhor alternativa é deixar o café recentemente passado em uma garrafa térmica, preferencialmente em um modelo que possua acionamento por botão. Assim, cada participante pode se servir individualmente.

Você pode escolher dentre as melhores marcas de cafés um pó que conquiste a maior parte do público: basta fazer a proporção adequada e servi-lo imediatamente. O que conta é que o café esteja na temperatura ideal e na proporção correta.

Quando encerrar um coffee break?

A hora de encerrar a experiência do coffee break depende muito da programação do evento. Mas, independente disso, sempre respeite o horário estipulado.

Dessa forma, consegue dar continuidade aos seminários, palestras ou cursos que estão programados.

Assim, a tarefa de encerrar vai gradualmente sendo percebida pelos participantes, à medida que funcionários começam a recolher o lixo espalhado.

E por último, na programação do evento e descrição do seu conteúdo, informe os participantes sobre a duração exata do evento. Caso você tenha funcionários à disposição para ajudar, também deixe-os recomendados sobre quando devem começar a recolher o lixo ou retirar os alimentos das mesas.

O ideal é não deixar jarras ou garrafas vazias no meio, pois isso passa ideia de desorganização.

Tudo isso deve ser feito de maneira suave, para que tudo ocorra com muita organização, de preferência sem a necessidade de chamar os participantes de volta para a sala.